Power BI.

Als tegenhanger van Google Datastudio is Power BI sterk in opkomst. Dit is mijns inziens niet verbazingwekkend. Integendeel, ik zie geen reden als onderneming of ZZP`er om hier geen gebruik van te maken.

De functionaliteit is zeer uitgebreid en bijna elke databron kan worden verbonden met Power BI om zo krachtige rapportages te genereren. En dan heb ik het over rapportages en dashboards die echt ondersteunen bij de bedrijfsvoering.

Op Petersen Finance & Control kunt u een korte introductie over Power BI lezen.

Wat is Power BI

Power BI is een tool beschikbaar gesteld door Microsoft. Power BI is in juli 2015 gelanceerd voor algemeen gebruik. Sindsdien zijn er nog vele vernieuwingen en verbeteringen doorgevoerd.

In mei 2016 heeft Google hun gratis versie van de Google Data Studio gelanceerd. Ook dit is een product waar nog constant aan wordt gewerkt.

Beide producten zijn redelijk vergelijkbaar in hoe dashboards en rapportages eruitzien.

Omdat Data Studio een Google product is communiceert het eenvoudiger met andere Google producten zoals Google Ad Words, Google Analytics en Google Sheets.

Hetzelfde geldt voor Power BI. Aangezien dit een Microsoft product is, communiceert het eenvoudiger met de verschillende Microsoft producten zoals Microsoft Excel en Access.

Wat voor u de beste tool is hangt af van de producten die u op dit moment gebruikt en wat het hoofddoel is van het gebruik van een Business Intelligence tool.

Zit u in de Ecommerce en gebruikt u hoofdzakelijk data van Google producten zoals Google Analytics en Google Adwords, dan zou ik voor Google Data Studio kiezen. Hetzelfde zou ik doen als u bijvoorbeeld op dit moment Google Sheets gebruikt.

In alle andere situaties dan zou ik zeker kiezen voor Power BI. Mijns inziens zijn de voordelen van Power BI ten opzichte van Google Data Studio:

• In Microsoft Power BI is het eenvoudiger data van verschillende bronnen in een dashboard te verwerken. Hierbij kan er zelfs een dynamische relatie worden aangemaakt tussen de verschillende tabellen.
• Power BI biedt meer mogelijke voor complexe rapporten en dashboards.
• Voor gevorderde Excel gebruikers zal Power BI vertrouwd aanvoelen omdat het veel overeenkomsten vertoont met Power Pivot. 

Samenvattend is Google Data Studio eenvoudig in gebruik, u kunt direct aan de slag. U kunt zelfs rapporten en dashboards downloaden, de databron aanpassen en u heeft direct prachtige dashboards op basis van uw data.

Power BI is iets complexer om van start te gaan, maar geeft op langere termijn meer mogelijkheden dan Google Data Studio.

Mijn menig is dat Power BI voor de meeste ondernemingen de voorkeur geniet.

Voor wie is Power BI bedoeld?

Met Microsoft Power BI kunt u de allermooiste presentaties en rapportages samenstellen die uitermate geschikt zijn op managementniveau.

Ook voor een presentatie richting aandeelhouders, directie of raad van bestuur is Power BI uitermate geschikt.

Hier houdt het niet op bij Power BI. Het is een tool die uitermate geschikt is voor de dagelijkse bedrijfsvoering. Zo kunt u allerlei dashboards samenstellen, voor verschillende functies.

Wat dacht u ervan een dashboard voor een supply chain planner, waarbij in een overzicht direct zichtbaar wordt waar de aandacht naar uit moet gaan.

Voorraadniveau `s, producten met een korte houdbaarheid, producten die beter verkopen dan gepland en nog veel meer. Hierbij kunt u dan met behulp van filters en selecties precies definiëren wat u wilt zien.

Bijvoorbeeld producten met een voorraad beneden de minimale DSI. Hiermee geeft u direct aan wat de aandachtspunten zijn voor in dit geval de supply chain planner.

Power BI voor kleinere ondernemingen en ZZP`er

Voor deze categorie van ondernemingen is Power BI zeer interessant en zou eigenlijk iedereen hier gebruik van moeten maken.

Vaak is er geen groot budget beschikbaar voor een Business Intelligence tool. En toch heeft elke ondernemer deze nodig om de juiste beslissingen te nemen. Ik ben een fan van Marcus Lemonis, bekend van de tv serie "The Profit". Vaak zie je hier ondernemers die geen enkel inzicht hebben in hun financiën, kostprijzen, voorraden en nog veel meer kritische data. 

Voor al deze ondernemer zou het gebruik van Power BI een geweldige oplossing zijn. Mede gezien het feit dat de meeste van deze ondernemers niet over de financiële middelen beschikken om te investeren in dure software pakketten. 

Natuurlijk moet er wel de nodige tijd worden geïnvesteerd om een en ander goed in te richten. U bent echter weinig tot niks kwijt voor licentiekosten. 

Market place

Power BI komt standaard met een set van visuals. Behalve de standard visuals zoals pie-charts, bar charts en line charts, is er ook een interactieve map beschikbaar.

Wilt u echt indruk maken, dan is er de Market Place waar u alle mogelijke denkbare visuals vandaan kunt importeren. En dat ook nog eens gratis.

Databronnen verbinden met Power BI

Er zijn honderden verschillende databronnen die u kunt verbinden met Power BI. Dit is dan ook de grote kracht van Power BI. Via zogenaamde connectoren kunt u bijna alle denkbare databronnen verbinden.

Zo is het mogelijk om bijvoorbeeld mogelijk SAP, Oracle, Sales Force, Google Analytics en zelfs Facebook te verbinden. Als u een live verbinding aanmaakt zult u ook nog eens met realtime data werken.

Daarnaast kunt u ook met meerdere tabellen werken en samenvoegen in een dashboard. Uiteraard moet er wel een sleutel zijn om tabellen te verbinden maar dit geeft wel ongekende mogelijkheden.

Uiteindelijk is het verbinden met live connectoren de manier om optimaal gebruik te maken van Power BI. Echter kunt u er ook in het begin voor kiezen om een tussenstap te maken en eerst de data uit de databronnen te exporteren in bijvoorbeeld Excel en deze Excel sheets met Power BI te verbinden. Wanneer u eenmaal vertrouwd bent kunt u dan alsnog de live connectoren gebruiken.

Het voordeel van deze aanpak is dat u de data kunt valideren in uw dashboard voordat u de methode met de tussenstap afschaft.

Is dit een vervanging van Excel?

Dit is niet het geval. Voor het snel uitvoeren van berekeningen of een ad-hoc rapportage is het veel sneller werken met Excel.

Om berekeningen te maken in Power BI maakt u gebruik van de zogenaamde DAX-functies (Data Analysis Expressions), zoals deze gebruikt worden in PowerPivot.  Deze functies vertonen veel overeenkomsten met Excel formules. Voor gevorderde Excel gebruikers zal dit dan over het algemeen geen probleem opleveren.

Stel u heeft in Excel in kolom A de omzet (“sales”) en in kolom B de hoeveelheden (“Qty”).

Wanneer u de gemiddelde verkooprijs wilt weten, dan voegt u in Excel simpel een kolom toe waarbij u simpelweg de waarden van kolom B deelt door de waarden van kolom A. Erg simpel en snel gedaan.

Wanneer u dezelfde berekening in Power BI wilt uitvoeren dan dient u een nieuwe meting (new measure) aan te maken, of een nieuwe kolom in uw tabel aan te maken. In beide gevallen maakt u dan de bijbehorende DAX-functie die er als volg uit zal zien:

Gemiddelde prijs = SUM([Sales])/sum([Qty])

Er zijn ongeveer 200 DAX-functies die u kunt gebruiken. De zeer eenvoudige zoals de SUM-functie, tot vrij complexe functies.

Waarom Power BI gebruiken

De standaardversie van Power BI is gratis te gebruiken. De enige beperking die u heeft is het delen van de dashboards. Bij de gratis versie is er niet de mogelijkheid verschillende accounts in te richten.

U kunt het dashboard voor uzelf gebruiken of u deelt de link zodat iedereen deze kan zien. U kunt niet per account instellen wie wat mag zien.

Als dit voor u een must is, dan dient u licenties aan te schaffen. Power BI heeft 3 verschillende licenties:

• Desktop: Gratis.
• Pro: €8,40 per gebruiker/per maand.
• Premium: Aangepast op uw situatie.

Het verschil tussen de Desktopversie en de Pro versie is het manier waarop u de data kunt delen met andere medewerkers.

Is dit voor u een must, dan is de prijs van €8,40 een alleszins redelijke prijs.

Op de Microsoft website kunt u Power BI desktop gratis downloaden. 

Waar op te letten bij gebruik Power BI?

Het effectief en zinvol gebruiken van Power BI staat of valt met het begrijpen van de databronnen. Vooral als u Power BI verbindt met bijvoorbeeld SAP Datawarehouse of de SAP HANA connector gebruikt, zult u veel tabellen met veel data te zien krijgen. Dan is het zaak om de data te vinden waarnaar u op zoek bent.

Gaat u met meerdere tabellen werken, dan is het verbinden van de tabellen iets om goed op te letten. Uiteraard moet u de juiste kolommen kiezen om de tabellen te verbinden, maar ook de juiste verbinding instellen.

Enige kennis van databases komt hier van pas om de juiste relatie in te stellen. Begrippen zoals “one-to-many” of “many-to-one” moet u goed begrijpen, anders krijgt u volledig verkeerde informatie in uw dahsboard.

De ongekende mogelijkheden zijn misschien ook het gevaar van Power BI. Er is zo ontzettend veel mogelijk dat het verleidelijk kan zijn om hier veel tijd in te gaan steken. En u wilt natuurlijk niet dat de helft van uw medewerkers alleen nog maar bezig is met het creëren van allerlei dashboards.

Aan de andere kant zie ik geen reden om geen gebruik te maken van deze fantastische tool. Maar dan wel met beleid. Betaald u op dit moment nog enorme bedragen voor Business Intelligence, dan kunt u dit geld eenvoudig gaan besparen. Ik ben nog geen andere Business Intelligence tool tegengekomen die meer mogelijkheden biedt dan Power BI.

Voor te beginnen met Power BI zou ik eerst een inventarisatie maken van alle rapportages die op dit moment worden gemaakt binnen u bedrijf. Daarnaast zou ik een een GAP-analysis uitvoeren. Wat zijn nu echt dashboards en KPI`s die op dit moment missen maar die een toegevoegde waarde zouden zijn.

En daarna, afhankelijk van deze uitkomst een plan op te stellen voor de implementatie van Power BI. Heeft u de juiste medewerkers om dit om te zetten of huurt u iemand in die dit voor u kan gaan doen?

Ik zou het echter niet aanbevelen om eenieder zijn eigen dashboards te laten maken. Dit is niet efficiënt en zal veel kostbare tijd in beslag nemen. Wel zou ik eenieder een dashboard aanbieden dat ondersteuning biedt bij zijn of haar werkzaamheden.

Zelf ben ik dermate enthousiast over deze tool, dat ik hier nog veel meer over zou kunnen schrijven en dieper op bepaalde mogelijkheden in zou kunnen gaan.

Laat de mogelijkheden van Power BI niet onbenut!

Wilt u meer weten over de mogelijkheden van Power BI voor uw onderneming? Neem dan vrijblijvend contact met mij op.

Of het nu gaat om veel geld te besparen ten opzicht van uw huidige BI tool of om het implementeren van een BI tool, zodat u gemakkelijk inzichten over uw bedrijf die u nog nooit hebt gehad.