Ik ben een groot voorstander van het automatiseren van zoveel mogelijk processen. Een punt waar ik zeer bedreven in ben is rapportages zoveel mogelijk automatiseren. In mijn opinie begint het echte werk pas op het moment dat een rapportage gemaakt is. Het maken van een rapportage zou dan ook zo min mogelijk tijd in beslag moeten nemen. Daarnaast vermindert het de kans op fouten aanzienlijk.

In mijn functie als CFO ben ik de drijvende kracht geweest achter het lokaal implementeren van Hyperion Essbase. Tot op dat moment waren alle rapportage en ook budgetten volledig Excel gebaseerd. Dit met als gevolg dat er vaak sprake was van niet eenduidige informatie. Met het lanceren van Hyperion Essbase is dit probleem geheel opgelost. Daarnaast leverde het ook nog eens een aanzienlijke tijdsbesparing op. Waar voorheen er tijdens meetings vaak discussie ontstond over de juistheid van de cijfers, kon dit achterwege blijven omdat er sprake was van één consistente bron.

CRM

Naast het implementeren van Hyperion Essbase heb ik ook een CRM pakket gelanceerd. Naast de traditionele functies zoals bezoekrapporten en bezoekfrequentie hebben we met dit systeem ook de gehele markt in kaar kunnen brengen. Dit met als resultaat dat voor de eerste keer in de historie overzichtelijk werd waar de mogelijkheden voor de business lagen. Daarnaast werd in zowel Nederland en België gewerkt met groothandels, waarbij klanten direct en via de groothandel werden geleverd. Door deze data te combineren in het CRM pakket werd het ook voor het eerst tijdig en correct inzichtelijk hoeveel de verschillende klanten nu daadwerkelijk van onze producten afnamen.

Door het gebruik van Crystal Reports in samenhang met Pivotal, hebben we bovendien de omzet kunnen vergroten, door product analyses uit te voeren op basis van klant- en productcombinaties. Alles hierover kunt u hier teruglezen.

ERP

Een van mijn eerste taken binnen Travelttainment was het implementeren van SAP. Niet alleen was dit een grote stap wat betreft het systeem zelf, ook de interne processen dienden hierbij grondig onder de loep te worden genomen. Nadat eerst de FICO en consolidatie module zijn geïmplementeerd, zijn we daarna verder gegaan met het implementeren van de Billing module.

Tot op dat moment was het maandelijkse billing proces zeer tijdrovend en bovendien foutgevoelig. Door het gehele proces grondig onder de loep te nemen en dit te automatiseren binnen de SAP omgeving werd hiermee een tijdsbesparing van maar liefst 80% gerealiseerd. Door bovendien een aantal controles in te bouwen is het aantal fouten gereduceerd naar praktisch 0.